GEMA-Anmeldung: So meldest du deine Veranstaltung an

Die GEMA-Anmeldung läuft online über das GEMA-Onlineportal: Konto anlegen, die Veranstaltung mit Datum, Ort, Fläche, Eintritt und Musikart erfassen, absenden. Eine feste Frist in Tagen gibt es nicht, eingehen muss die Anmeldung aber vor der Veranstaltung.

Zeit kostet in der Praxis nicht das Formular, sondern das, was davor fehlt. Wer Fläche, Besucherzahl und Musikart nicht sauber beisammen hat, trägt Schätzwerte ein und bekommt Rückfragen. Deshalb steht hier neben dem Ablauf auch, was das Portal tatsächlich abfragt und welche Sonderfälle regelmäßig hängen bleiben.

Muss ich meine Veranstaltung überhaupt bei der GEMA anmelden?

Anmeldepflichtig ist die öffentliche Wiedergabe geschützter Musik, unabhängig davon, ob sie über eine Anlage, ein DJ-Set, eine Liveband oder einen Stream läuft. Öffentlich heißt dabei nicht groß oder kommerziell, sondern: Der Personenkreis ist nicht eng persönlich verbunden. Die Geburtstagsrunde im Wohnzimmer ist privat, das Vereinsfest, die Firmenfeier mit Geschäftspartnern und der beworbene DJ-Abend sind es nicht.

Drei Annahmen führen dabei besonders oft in die Nachmeldung. Die erste lautet „kein Eintritt, keine GEMA“: Der Eintritt beeinflusst in vielen Tarifen die Höhe, er ist aber nicht der Auslöser der Pflicht. Die zweite lautet „wir haben doch ein Musikabo“: Ein Abo für Privatpersonen deckt die private Nutzung ab, nicht die öffentliche Wiedergabe. Die dritte lautet „privat organisiert heißt frei“: Entscheidend ist die Gesamtsituation aus Zugang, Einladungskreis und Bewerbung, nicht wer die Veranstaltung organisiert.

Anmelden muss die Person oder Organisation, die als Veranstalter auftritt und die Veranstaltung verantwortet. Bei gemieteten Räumen lohnt der Blick in den Vertrag: Manche Häuser haben eigene Rahmenverträge, in der Regel bleibt die Anmeldung aber beim Veranstalter. Wer sich darauf verlässt, dass die Location das schon macht, sollte das schriftlich bestätigt haben.

Wie melde ich eine Veranstaltung bei der GEMA an?

Die Anmeldung läuft in fünf Schritten online über das GEMA-Onlineportal. Papierformulare braucht es für den Regelfall nicht mehr, der gesamte Vorgang von der Registrierung bis zur Rechnung findet dort statt.

Der Einstieg ist das offizielle GEMA-Portal für Musiknutzer. Dort liegen Preisrechner und Anmeldung zusammen, der Preisrechner lässt sich auch ohne Konto aufrufen. Praktisch heißt das: Erst die Einstufung im Rechner durchspielen, dann anmelden, dann steht vor dem Absenden keine Überraschung mehr im Weg.

Wann muss die GEMA-Anmeldung eingehen?

Vor der Veranstaltung. Eine feste Frist in Tagen oder Wochen nennt die GEMA nicht, sie formuliert es als „je früher, desto besser“ und stellt darauf ab, dass die Anmeldung eingeht, bevor die Veranstaltung stattfindet.

Sinnvoll ist der Moment, in dem Datum, Ort und die ungefähre Fläche feststehen. Einzelne Angaben später zu korrigieren ist im Portal unkompliziert, eine verspätete Erstmeldung dagegen nicht. Wer auf die endgültige Gästezahl wartet, wartet erfahrungsgemäß bis zur Woche vor dem Event, und dann konkurriert die Anmeldung mit allem anderen.

Für wiederkehrende Veranstaltungen lohnt es sich, die Anmeldung an einen festen Punkt der eigenen Planung zu hängen, etwa an die Zusage der Location. Dann fällt sie nicht mehr in die Kategorie der Aufgaben, an die sich am Ende niemand erinnert.

Welche Angaben brauche ich für die Anmeldung?

Acht Angaben decken den Regelfall ab, und alle stammen aus Unterlagen, die zum Zeitpunkt der Anmeldung ohnehin vorliegen. Die folgende Übersicht zeigt, woher jede Angabe kommt und was passiert, wenn sie fehlt.

Erfahrungsgemäß ist die Fläche die Angabe, die am häufigsten geschätzt statt gemessen wird. Sie bestimmt in mehreren Tarifen die Einstufung und gleichzeitig die Größe der Anlage, die den Raum überhaupt beschallt. Einmal sauber ermittelt, deckt sie beide Aufgaben ab.

Ein zweiter Punkt fällt erst bei der Prüfung auf: Die Angaben müssen zueinander passen. „Nur Hintergrundmusik“ verträgt sich nicht mit einem gemieteten DJ-Pult und einem beworbenen Programm. Widersprüche zwischen Anmeldung und dem, was nach außen sichtbar ist, sind der häufigste Grund für Rückfragen.

Welche Sonderfälle sorgen bei der Anmeldung für Rückfragen?

Fünf Konstellationen tauchen im Portal regelmäßig als Rückfrage auf, weil sie sich nicht mit einem einzelnen Feld beantworten lassen.

Geschlossene Gesellschaft gegen öffentliche Veranstaltung. Der Begriff geschlossene Gesellschaft allein macht eine Veranstaltung nicht privat. Maßgeblich ist, ob die Anwesenden untereinander oder mit dem Veranstalter persönlich verbunden sind. Eine Hochzeit im Familienkreis und Freundeskreis erfüllt das, eine Firmenfeier mit geladenen Kunden und Lieferanten in aller Regel nicht, auch wenn nur mit Einladung Einlass gewährt wird.

Vereinsfest. Vereine melden wie alle anderen Veranstalter an. Viele Dachverbände haben allerdings Gesamtverträge mit der GEMA, aus denen sich Nachlässe für ihre Mitgliedsvereine ergeben. Ob der eigene Verein darunter fällt, weiß der Landesverband oder Dachverband, nicht das Portal. Diese Frage gehört vor die Anmeldung, weil die Zugehörigkeit im Formular angegeben wird.

Livemusik gegen Wiedergabe von Tonträgern. Beides ist anmeldepflichtig, beides läuft über andere Tarife, und nur bei Livemusik kommt die Musikfolge nach dem Event dazu. Wer beides hat, also eine Band am Abend und danach einen DJ, gibt beides an. Eine Veranstaltung mit zwei Musikarten unter einer Musikart anzumelden, führt zu genau der Korrektur, die man sich sparen wollte.

Mehrere Räume. Läuft in zwei Räumen gleichzeitig Musik, zählt in flächenbezogenen Tarifen die Summe der beschallten Flächen, nicht die Fläche des größten Raums. Der Nebenraum mit Lautsprechern gehört also dazu, der Nebenraum ohne Beschallung nicht.

Mehrtägige Veranstaltung. Ein Fest über drei Tage ist keine Veranstaltung mit dreifacher Dauer, sondern wird je Veranstaltungstag erfasst. Das ist im Formular schnell erledigt und verhindert, dass später zwei Drittel der Nutzung fehlen.

An diesem Punkt zahlt sich die Fläche zum zweiten Mal aus: Wer die Anlage nach Quadratmetern und Gästezahl auswählt, hat die Zahl für die Anmeldung schon ermittelt. Bei Renty sind die Musikanlagen nach Fläche und Gästezahl gestaffelt, die Angabe passt damit direkt ins Anmeldeformular.

Wie ändere oder storniere ich eine Anmeldung?

Beides läuft im Portal über den bereits angelegten Vorgang. Ändern sich Fläche, Eintritt oder Musikart, wird die Anmeldung korrigiert statt neu angelegt. Fällt die Veranstaltung aus oder verschiebt sie sich, gehört das mit Datum und kurzer Begründung ebenfalls dorthin.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Eine Korrektur vor der Abrechnung ist ein Verwaltungsvorgang, eine Abweichung, die erst bei der Rechnungsprüfung auffällt, ist eine Diskussion. Wer absagt, sollte das nicht bis zur Rechnung liegen lassen, sondern sobald die Absage feststeht.

Bei Livemusik bleibt nach der Veranstaltung ein Schritt offen: die Musikfolge, also die Liste der tatsächlich gespielten Titel. Die GEMA setzt dafür spätestens sechs Wochen nach der Veranstaltung an und bietet an, die Aufgabe per Link direkt an die auftretenden Musikerinnen und Musiker weiterzugeben. Das ist der praktikablere Weg, weil die Band ihre Setlist ohnehin hat.

Was passiert, wenn die Anmeldung fehlt?

Wird Musik gespielt, die vorher nicht angemeldet war, wird die Nutzung nachträglich lizenziert. Die GEMA benennt als Folge eine Nachzahlung und zusätzliche Kosten, ohne dafür einen festen Prozentsatz zu veröffentlichen. Wer eine konkrete Zahl dazu liest, sollte prüfen, woher sie stammt.

Der praktisch größere Nachteil ist die Beweislage. Ohne eigene Anmeldung erfolgt die Einstufung auf Basis von Annahmen, etwa zur Fläche oder zur Besucherzahl. Wer diese Annahmen für zu hoch hält, muss das belegen, und zwar für eine Veranstaltung, die längst vorbei ist. Fotos, Grundrisse und Ticketabrechnungen sind dann das, was man haben müsste und selten hat.

Dazu kommt der Aufwand: Rückfragen, Nachweise, Korrekturen, meist über mehrere Wochen. Die reguläre Anmeldung im Voraus ist in nahezu jeder Konstellation der günstigere und deutlich kürzere Weg.

Was kostet die GEMA-Anmeldung?

Die Anmeldung selbst kostet nichts. Bezahlt wird die Lizenz für die Musiknutzung, und deren Höhe richtet sich nach dem Tarif, der zur Nutzungsart passt. In die Berechnung fließen je nach Tarif Fläche, Besucherzahl, Eintritt und die Art der Musik ein.

Eine Größenordnung für den eigenen Fall liefert der GEMA-Rechner in wenigen Eingaben. Welche Tarife es gibt, wie sie sich unterscheiden und wo Nachlässe möglich sind, steht im Ratgeber zu den GEMA-Gebühren. Beides gehört vor die Anmeldung, nicht danach.

GEMA, AKM oder Künstlersozialabgabe: Wer ist wofür zuständig?

Drei Abgaben werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Dinge betreffen und sich nicht gegenseitig ersetzen.

GEMA. Zuständig für die öffentliche Wiedergabe geschützter Musik in Deutschland. Sie vertritt die Rechte der Urheberinnen und Urheber, also von Komposition und Text. Die Anmeldung erfolgt wie oben beschrieben.

AKM. Das österreichische Gegenstück. Findet die Veranstaltung in Österreich statt, läuft die Anmeldung dort und nicht über die GEMA. Wer in beiden Ländern veranstaltet, meldet zweimal an. Eine erste Orientierung zur Höhe gibt der AKM-Rechner.

Künstlersozialabgabe. Sie hat mit Musikrechten nichts zu tun. Wer als Unternehmen oder Verein selbstständige Künstlerinnen und Publizisten beauftragt, etwa eine Band oder eine Fotografin, zahlt auf diese Honorare eine Abgabe an die Künstlersozialkasse. Sie fällt zusätzlich zur GEMA an, nicht statt ihr.

Und noch eine Pflicht sitzt bei derselben Veranstaltung im selben Zeitfenster: Sobald Getränke ausgeschenkt werden, kommt je nach Bundesland und Anlass eine Gestattung dazu. Was dafür nötig ist, steht im Ratgeber zur Ausschankgenehmigung.