GEMA-Rechner für Veranstaltungen mit und ohne Eintritt

GEMA-Gebühren bei einer Veranstaltung ohne Eintritt: fallen sie an?

Ja. Ob GEMA-Gebühren anfallen, hängt nicht am Eintritt, sondern daran, ob die Musiknutzung öffentlich ist. Ein Vereinsfest, zu dem jeder kommen darf, ist öffentlich, auch wenn niemand etwas bezahlt. Der Eintritt beeinflusst nur die Höhe: ohne Eintrittsgeld greift schlicht die unterste Stufe der Tariftabelle. Für ein Fest im Freien auf 200 Quadratmetern sind das rund 45 Euro brutto pro Tag, drinnen mit DJ etwa 78 Euro.

Umgekehrt gilt genauso: eine Feier mit Eintritt kann gebührenfrei sein, wenn der Gästekreis geschlossen ist. Entscheidend ist immer die Öffentlichkeit, nie das Geld.

‍

Was "öffentlich" im Sinne der GEMA bedeutet

Der Begriff ist enger gefasst, als die meisten erwarten. Öffentlich ist eine Wiedergabe immer dann, wenn sie für eine Mehrzahl von Personen bestimmt ist, die nicht persönlich miteinander oder mit dem Veranstalter verbunden sind. Diese persönliche Verbundenheit ist der Kern der ganzen Sache.

Wann eine Feier privat bleibt

Eine Hochzeit im Kreis von Familie und Freunden ist privat. Ein runder Geburtstag mit 80 persönlich eingeladenen Gästen ebenfalls. Eine Weihnachtsfeier ausschließlich für die eigene Belegschaft bleibt geschlossen, weil alle Anwesenden über das Arbeitsverhältnis verbunden sind. In all diesen Fällen entfällt die Meldung und es entstehen keine Gebühren, unabhängig davon, wie viel Musik läuft und wie laut sie ist.

Hilfreich ist, den Nachweis aufzuheben. Wenn die GEMA später nachfragt, ist die Einladungsliste oder der Verteiler der Nachricht das einzige, was zählt.

Was eine Veranstaltung öffentlich macht

Sobald du Flyer aushängst, das Fest auf Social Media öffentlich ankündigst oder Karten frei verkaufst, kippt die Einordnung. Auch ein Vereinsfest, das nur für Mitglieder gedacht ist, wird öffentlich, sobald Mitglieder Gäste mitbringen dürfen, die niemand kennt. Dasselbe gilt für Firmenfeiern, sobald Kunden, Lieferanten oder Partner eingeladen sind. Bei einer Weihnachtsfeier mit 200 Mitarbeitenden und Begleitpersonen ist die Grenze in der Praxis fließend, und die GEMA legt sie eher weit aus.

Wie die GEMA ohne Eintrittsgeld rechnet

Die Berechnungsgrundlage ist die Veranstaltungsfläche in Quadratmetern, nicht die Zahl der Gäste. Das überrascht viele, ist aber konsequent: die Fläche bestimmt, wie viel Musik überhaupt hörbar gemacht wird. Dazu kommt die Stufe des Netto-Eintrittsgeldes, und ohne Eintritt ist das die unterste Stufe.

Welcher Tarif greift, entscheidet sich an zwei Fragen: spielen Musiker selbst oder läuft Musik vom Tonträger, und findet das Fest drinnen oder draußen statt. Die Art der Veranstaltung bestimmt also den Tarif, die Fläche den Betrag.

‍

Ein Beispiel aus der Praxis: ein Sommerfest auf dem Vereinsgelände, 400 Quadratmeter Fläche, DJ, kein Eintritt. Das ist ein Fest im Freien, also Tarif U-ST. Bei über 300 Quadratmetern rechnet die GEMA je angefangene 500 Quadratmeter, hier also eine Einheit zu 106,36 Euro netto. Mit 7 Prozent Umsatzsteuer landest du bei 113,81 Euro für den Tag.

Dieselbe Veranstaltung im Saal statt draußen fällt unter M-V und kostet 145,92 Euro netto, also 156,13 Euro brutto. Der Unterschied kommt daher, dass im Tarif U-ST bereits ein Sondernachlass von 15 Prozent für kulturelle, soziale und religiöse Zwecke eingearbeitet ist. Welcher Tarif für dein Format gilt und was die einzelnen Kürzel bedeuten, steht ausführlich im Ratgeber zu den GEMA-Gebühren bei Veranstaltungen.

GEMA-Gebühren für Vereine: was wirklich spart

Vereine sind nicht von der GEMA befreit. Das ist der hartnäckigste Irrtum im Vereinsleben. Auch ein gemeinnütziger Verein zahlt für öffentliche Musiknutzung, er zahlt nur oft weniger. Das gilt für Vereinsveranstaltungen genauso wie für ein Sommerfest, und es gilt für einen Kulturverein ebenso wie für Verbände mit Sportvereinen. Drei Wege senken den Betrag spürbar.

Der erste ist der Gesamtvertrag über den Dachverband. Ist dein Verein Mitglied in einem Verband, der einen Gesamtvertrag mit der GEMA hat, bekommst du 20 Prozent Nachlass auf die Vergütung. Das gilt für viele Landessportbünde, Musikverbände und Branchenverbände. Nachfragen lohnt sich, weil der Nachlass nicht automatisch gewährt wird, sondern bei der Anmeldung angegeben werden muss.

Der zweite ist der Pauschalvertrag. Wer regelmäßig Veranstaltungen macht, rechnet nicht jede einzeln ab, sondern zahlt eine Jahrespauschale. Das spart vor allem Verwaltungsaufwand und ist bei mehr als einer Handvoll Termine im Jahr meist günstiger.

Der dritte Weg ist neu und wird oft übersehen: einzelne Bundesländer haben Rahmenverträge geschlossen und übernehmen die GEMA-Gebühren ehrenamtlicher Vereine ganz oder teilweise. Bayern und Nordrhein-Westfalen sind hier vorangegangen. Ob dein Bundesland dazugehört und welche Voraussetzungen gelten, ändert sich laufend, deshalb ist die Nachfrage beim Landesverband der schnellste Weg.

So misst du die Veranstaltungsfläche richtig

Bei Festen im Freien zählt die gesamte Veranstaltungsfläche vom ersten bis zum letzten Stand, inklusive Gehwege und Fluchtwege. Nicht die beschallte Fläche, nicht die Tanzfläche. Das führt regelmäßig zu Diskussionen, ist aber die Grundlage des Tarifs U-ST.

Drinnen zählt der Raum, in dem die Musik läuft. Ein Saal von 15 mal 20 Metern ergibt 300 Quadratmeter, auch wenn die Hälfte davon mit Tischen belegt ist. Nebenräume ohne Beschallung bleiben außen vor. Wenn du noch in der Planung bist und nicht weißt, wie viel Fläche du überhaupt brauchst, hilft der Raumbedarf-Rechner bei der ersten Einschätzung.

Zwei Punkte, die in der Praxis Geld kosten: Erstens rechnet die GEMA je Veranstaltungstag. Ein Fest über drei Tage kostet das Dreifache. Zweitens gilt bei Tarif U-V eine Obergrenze von acht Stunden, danach kommen je weitere zwei Stunden 25 Prozent der Basisvergütung dazu.

Setlist und Anmeldung: was die GEMA von dir braucht

Der Rechner gibt dir die Zahl. Für die Anmeldung im Onlineportal brauchst du ein paar Angaben mehr, und es lohnt sich, sie vorher zusammenzustellen.

Nach der einmaligen Registrierung fragt das Onlineportal nach Datum und Ort, nach der Art der Veranstaltung, nach der Veranstaltungsfläche und nach dem Eintrittsgeld. Das sind genau die Werte, die du oben eingegeben hast. Dazu kommt, wer als Veranstalter auftritt, denn zahlungspflichtig ist nicht die Band und nicht der DJ, sondern wer die Veranstaltung organisiert und dafür haftet.

Bei Livemusik kommt eine Pflicht dazu, die Vereine regelmäßig übersehen: die Setlist. Für jede Aufführung mit Musikern meldest du die gespielten Werke, also Titel und Urheber. Nur so kann die GEMA das Geld an die richtigen Musikschaffenden verteilen. Ohne Setlist verteilt sie nach einem Schlüssel, und der trifft selten die Band, die tatsächlich gespielt hat. Bei Musik vom Tonträger entfällt die Setlist in der Regel.

Der Preisrechner der GEMA im selben Onlineportal ist die offizielle Vorabschätzung. Unser Rechner nimmt dir die Kalkulation davor ab, damit du die Größenordnung kennst, bevor du dich überhaupt mit dem Portal beschäftigst. Verbindlich ist am Ende die Rechnung der GEMA.

Anmelden, bevor gefeiert wird

Die Anmeldung gehört vor die Veranstaltung, nicht danach. Wer nachmeldet, zahlt den Kontrollzuschlag, und Nachlässe verfallen. Wie die Anmeldung im Detail abläuft und welche Angaben du dafür brauchst, steht in unserem Leitfaden zur GEMA-Anmeldung. Für Veranstaltungen in Österreich ist nicht die GEMA zuständig, sondern die AKM, dafür gibt es den AKM-Rechner.

Wer die Gebühr ganz vermeiden will, hat als einzige Alternative Musik außerhalb des GEMA-Repertoires. Alle anderen Alternativen sind keine. Ein letzter Hinweis, der oft untergeht: normale Streaming-Abos sind ausschließlich privat lizenziert. Für die öffentliche Wiedergabe brauchst du eine gewerbliche Quelle, und zwar zusätzlich zur GEMA-Meldung. Die beiden Dinge haben nichts miteinander zu tun. Wenn du für das Fest ohnehin noch Technik brauchst, findest du sie bei den Musikanlagen.

‍

Häufige Fragen zu GEMA-Gebühren ohne Eintritt

Wie hoch sind die GEMA-Gebühren bei einer Veranstaltung ohne Eintritt?

Ja, sobald die Veranstaltung öffentlich ist. Der Eintritt bestimmt nur die Tarifstufe. Ohne Eintrittsgeld gilt die unterste Stufe, bei einem Fest im Freien sind das 21,25 Euro netto je 100 Quadratmeter und Tag.

Sind Vereine von der GEMA befreit?

Nein. Gemeinnützige Vereine zahlen ebenfalls, bekommen aber häufig Nachlässe: 20 Prozent über einen Gesamtvertrag des Dachverbands, dazu Pauschalverträge und in einzelnen Bundesländern Landesverträge, die die Gebühren ehrenamtlicher Vereine übernehmen.

Wie hoch sind die GEMA-Gebühren für ein Vereinsfest?

Für ein Fest im Freien auf 300 Quadratmetern ohne Eintritt sind es 63,75 Euro netto, also 68,21 Euro brutto pro Tag. Im Saal mit Livemusik wären es 91,20 Euro netto, mit DJ 109,44 Euro netto.

Ist meine Hochzeit GEMA-pflichtig?

Nein, solange alle Gäste persönlich eingeladen sind. Eine Hochzeit im Kreis von Familie und Freunden ist keine öffentliche Wiedergabe. Sobald du die Feier öffentlich bewirbst oder Karten verkaufst, ändert sich das.

Was passiert, wenn ich die Veranstaltung nicht anmelde?

Die GEMA führt Kontrollen durch. Wird eine nicht gemeldete Nutzung festgestellt, kommt ein Kontrollzuschlag auf den regulären Satz, und die Nachlässe entfallen. Nachträglich anmelden ist trotzdem günstiger als abwarten.

Wer zahlt die GEMA, der Veranstalter oder der DJ?

Der Veranstalter. Zahlungspflichtig ist, wer die Veranstaltung organisiert und dafür verantwortlich zeichnet, nicht die Band und nicht der DJ.

‍

Weitere kostenlose Tools für deine Eventplanung

Mit diesen kostenlosen Rechnern und Generatoren lässt sich der Rest des Events planen, von der Technik bis zum Turnierplan.