Event planen: Der ultimative Leitfaden

Wichtigste Erkenntnisse

• Jedes erfolgreiche Event beginnt mit drei Grundpfeilern: Ein klar definiertes Ziel, ein realistischer Budgetrahmen und eine präzise eingegrenzte Zielgruppe bilden das Fundament aller weiteren Entscheidungen.
• Der beste Start: Fixiere zuerst das Datum, recherchiere passende Locations und analysiere deine Zielgruppe – in dieser Reihenfolge vermeidest du kostspielige Planungsfehler.
• Zeitliche Vorausplanung ist entscheidend: Plane 6–12 Monate Vorlauf für größere Veranstaltungen ein, um die besten Dienstleister und Locations zu sichern.
• Frühzeitige Fixierung der Kernelemente: Veranstaltungsort, Technik, Catering und Programm sollten mindestens 8–12 Wochen vor dem Event verbindlich gebucht sein.
• Nachbereitung gehört zur Planung: Feedback-Erhebung, Erfolgsmessung (ROI, Teilnehmerzufriedenheit) und Dokumentation sind integraler Teil jeder professionellen Eventplanung.

Einführung: Was bedeutet „Event planen” heute?

Eventplanung umfasst alle Phasen von der ersten Idee bis zur Nachbereitung – ein umfassender Prozess, der kreative Konzeptentwicklung mit präziser operativer Umsetzung verbindet. Ob Firmen-Sommerfest, Jubiläumsfeier zum 10-jährigen Bestehen, Fachtagung oder Weihnachtsfeier: Die Anforderungen an professionelle Veranstaltungsplanung sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen.

Gestiegene Erwartungen an Technik, hybride Teilnahmemöglichkeiten und Nachhaltigkeitsaspekte machen die Organisation komplexer denn je. Teilnehmende erwarten heute mehr als nur einen Raum mit Catering – sie wollen ein durchdachtes Erlebnis.

Dieser Artikel bietet dir einen praxisorientierten Fahrplan, mit dem du ein Event strukturiert planen und umsetzen kannst. Die Tipps beziehen sich auf Vor-Ort-, Online- und Hybrid-Events im deutschsprachigen Raum – von der Konferenz in Berlin bis zur Firmenfeier in Wien.

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1. Ziel, Zielgruppe und Format des Events festlegen

Ohne klares Ziel läuft jede weitere Entscheidung zu Ort, Budget und Programm ins Leere. Das Ziel ist der Kompass, an dem sich alle nachfolgenden Schritte orientieren.

Definiere zuerst das Hauptziel:

• Leads generieren (z.B. „50 qualifizierte B2B-Leads”)
• Team-Building und Mitarbeiterzufriedenheit steigern
• Produktlaunch mit maximaler Medienreichweite
• Markenbekanntheit in einer bestimmten Region erhöhen
• Kundenbeziehungen pflegen und vertiefen

Grenze die Zielgruppe präzise ein:

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1.1 Thema, Motto und grobe Event-Idee entwickeln

Thema und Motto bilden den roten Faden für Programm, Deko, Kommunikation und Catering. Ein durchdachtes Event Konzept sorgt für Wiedererkennung und emotionale Bindung.

Konkrete Motto-Beispiele:

• „Future of Work” für eine Fachkonferenz
• „Sommernacht im Hofgarten” für ein Firmenfest
• „Weihnachtslounge im Loft” für eine stilvolle Weihnachtsfeier

Der Titel sollte auf Einladungen, Landingpage und Social Media wiederholt werden – wähle daher einen gut merkbaren Namen. Das Motto spiegelt sich idealerweise in Farben, Musik, Speiseauswahl und Dresscode wider.

Notiere bereits hier erste Programmskizzen: Keynote, Panel, Workshop-Slots, Networking-Phase. So entsteht ein Rahmen, der später konkretisiert wird.

1.2 Terminfenster und grobe Teilnehmerzahl bestimmen

Die Terminfindung ist ein kritischer Faktor, der frühzeitig angegangen werden muss. Lege einen realistischen Zeitraum fest – beispielsweise „2. Halbjahr – idealerweise ein Donnerstag im Oktober”.

Prüfe vor der Festlegung:

• Feiertage und Ferienzeiten im Zielgebiet
• Große Konkurrenzveranstaltungen (Leitmessen, Branchenevents)
• Verfügbarkeit von Wunsch-Speakern und Key-Stakeholdern
• Saisonale Faktoren (Outdoor-Events nur bei passendem Wetter)

Definiere eine Zielgröße der Teilnehmenden (z.B. 120–150 Personen), um später Locations und Catering besser kalkulieren zu können. Merke dir einen Alternativtermin im selben Monat vor – falls Location oder Key-Speaker ausfallen.

2. Budgetplanung und Kostenstruktur

Das Budget gibt den Rahmen für alle Entscheidungen vor und sollte früh fixiert werden. Eine saubere Kostenplanung verhindert böse Überraschungen und ermöglicht fundierte Entscheidungen.

Empfohlene Budget-Kategorien:

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2.1 Sponsoring, Ticketing und weitere Einnahmequellen

Externe Einnahmen können das Budget deutlich entlasten – insbesondere bei Fachkonferenzen und öffentlichen Events.

Sponsoringformen mit konkretem Mehrwert:

• Logo-Präsenz auf Bühne und Website
• Sponsorenstände im Networking-Bereich
• Gebrandete Lanyards und Namensschilder
• Gesponserte Kaffeebar oder Networking-Lounge
• Produktpräsentationen im Rahmenprogramm

Entwickle Sponsoring-Pakete mit festen Leistungen und Preisen: Gold-Paket für größere Sichtbarkeit, Silber-Paket für Standard-Präsenz. So haben potenzielle Sponsoren klare Optionen.

Ticketverkauf ist sinnvoll bei Fachkongressen und Networking-Events. Preisstufen (Early-Bird, Standard, Last Minute) schaffen Kaufanreize und helfen bei der Planung. Weise Einnahmen durch Ticketing und Sponsoring direkt in der Budgetplanung aus, um den tatsächlichen Finanzbedarf zu sehen.

3. Zeitplan und Projektorganisation

Ein strukturierter Zeitplan reduziert Stress und macht Abhängigkeiten transparent. Die Organisation eines Events ist ein Projekt wie jedes andere – mit Meilensteinen, Deadlines und klaren Zuständigkeiten.

Plane rückwärts vom Eventdatum:

Bei einem Event am 10. Oktober startest du idealerweise im Januar mit der Planung. Bei Großveranstaltungen entsprechend früher.

Typische Meilensteine im Überblick:

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3.1 Projektteam und Aufgabenverteilung

Auch kleinere Events profitieren von klaren Rollen. Ein Eventmanager oder Eventplaner kann nicht alles alleine stemmen – klare Verantwortlichkeiten verhindern, dass wichtige Aufgaben durchs Raster fallen.

Typische Rollen im Projektteam:

• Projektleitung: Gesamtverantwortung, Entscheidungen, Stakeholder-Kommunikation
• Budgetverantwortliche: Kostenüberwachung, Rechnungsfreigabe
• Programmkoordination: Ablauf, Redner, Inhalte
• Teilnehmermanagement: Einladungen, Registrierung, Kommunikation
• Technik-Kontakt: Abstimmung mit AV-Dienstleistern
• Sponsoring & Partner: Akquise, Betreuung, Verträge

Fixiere Verantwortlichkeiten schriftlich in einem einfachen Organisationsplan. Plane regelmäßige Jour-fixe-Termine ein: alle 2 Wochen, ab 8 Wochen vor dem Event wöchentlich.

Beziehe externe Dienstleister (Caterer, Technikfirma, Security, Fotograf) frühzeitig in die Abstimmung ein. Nichts ist ärgerlicher als Last-Minute-Überraschungen, weil Informationen nicht rechtzeitig geflossen sind.

3.2 Übersichtsplan und Detail-Checklisten

Ein visueller Übersichtsplan (Zeitstrahl oder Kalenderübersicht) hilft, den Gesamtfortschritt zu sehen. Die Veranstaltungsorganisation wird so für alle Beteiligten transparent.

Empfohlene Struktur für Checklisten:

Führe pro Bereich eine eigene To-do-Liste:

• Location & Technik
• Catering & Ausstattung
• Marketing & Kommunikation
• Programm & Inhalt
• Recht & Sicherheit

Datieren Deadlines klar: „Vertrag Location unterschreiben bis 15.03.” statt vager Formulierungen. Ergänze später Checklisten für den Tag selbst – Technik-Check, Aufbau-Plan, Notfallkontakte gehören dazu.

4. Location, Technik und Ausstattung wählen

Der Ort und die Infrastruktur entscheiden maßgeblich über die Qualität des Events. Die Auswahl des Veranstaltungsortes ist eine der wichtigsten Entscheidungen im gesamten Prozesses.

Wichtige Kriterien bei der Location-Auswahl:

• Kapazität passend zur Teilnehmerzahl
• Lage (Nähe Bahnhof/Flughafen für überregionale Gäste)
• Erreichbarkeit mit ÖPNV
• Parkplätze für Anreisende mit Auto
• Barrierefreiheit

Für die Berechnung des optimalen Raumbedarfs nutze unseren Raumbedarf Rechner, der basierend auf Gästeanzahl und Veranstaltungsart die benötigte Quadratmeterzahl ermittelt.

Konkrete Location-Beispiele:

• Tagungshotel in Frankfurt für Business-Konferenzen
• Industrie-Loft in Hamburg für kreative Produktlaunches
• Eventhalle im Umland von Köln für Firmenfeiern
• Weingut in der Pfalz für exklusive Kundenevents

Besichtige mindestens zwei bis drei Locations persönlich und fordere Fotos sowie Raumpläne an. Bei Hybrid- oder Online-Events steht die Übertragungsqualität (Internetbandbreite, Streaming-Technik) im Mittelpunkt.

4.1 Veranstaltungsdatum final festlegen

Der Termin wird erst nach Rückbestätigung der Wunschlocation endgültig fixiert. Prüfe Vertrag und AGB der Location sorgfältig:

• Stornobedingungen und Fristen
• Nebenkosten (Reinigung, Security, Parkplätze)
• Endzeiten und Lärmschutzauflagen
• Mindestabnahmen beim Catering

Bei Veranstaltungsreihen (Roadshow, Workshop-Serie) blocke frühzeitig mehrere Termine. Bei Open-Air-Events prüfe ein Schlechtwetter-Szenario – Zelt oder Ausweichlocation sollten als Plan B bereitstehen.

4.2 Technik, Bestuhlung und Raumlayout planen

Die Technik muss zum Programm passen. Kläre frühzeitig die Anforderungen.

Typische Technikkomponenten:

• Tonanlage mit ausreichend Leistung für Raumgröße
• Mikrofone (Headset für Redner, Hand-Mikros für Q&A)
• Beamer oder LED-Wall für Präsentationen
• Bühnenlicht für professionelle Atmosphäre
• Streaming-Equipment bei Hybrid-Events
• Aufzeichnungstechnik für Nachnutzung

Bestuhlungsformen und ihre Wirkung:

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4.3 Catering, Mobiliar, Deko und Musik

Das Catering sollte zur Uhrzeit und zum Motto passen. Ein Beispiel: Flying Buffet für After-Work-Events, gesetztes Dinner für eine Gala, Streetfood-Stationen für ein Sommerfest.

Wichtige Catering-Aspekte:

• Zeitpunkt des Events (Frühstück, Lunch, Abendempfang)
• Stil (formell vs. casual)
• Sonderwünsche erfassen (vegetarisch, vegan, halal, Allergien)
• Getränkeauswahl passend zur Zielgruppe

Mobiliar (Bühne, Stehtische, Loungemöbel) und Deko (Blumen, Lichtkonzept, Branding-Elemente) unterstreichen das Motto. Buche Musik (DJ, Band) oder organisiere Playlists mit entsprechenden Lizenzen frühzeitig.

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5. Programm, Gäste, Marketing und Kommunikation

Ein klar strukturiertes Programm und sorgfältige Gästekommunikation bestimmen den Erfolg deiner Veranstaltung. Das Wichtigste: Der Ablauf muss für die Teilnehmenden nachvollziehbar und angenehm sein.

Grundgerüst eines typischen Tagesablaufs:

1. Einlass und Registrierung
2. Begrüßung und Einführung
3. Hauptprogramm (Vorträge, Panels)
4. Pausen mit Networking-Möglichkeiten
5. Rahmenprogramm (Workshops, Aktivitäten)
6. Abschluss und Ausblick

Plane in Blöcken: „Fachteil am Vormittag”, „Workshops nachmittags”, „Get-together am Abend”. Programmzeiten solltest du realistisch planen – inklusive Puffer für Verspätungen und Wegezeiten. Mehr als gedacht kann schiefgehen.

Marketing und Einladungen startest du so früh, dass die gewünschte Teilnehmerzahl rechtzeitig erreicht wird. Für eine Tagung mit 200 Gästen planst du mindestens 3 Monate Vorlauf für die Kommunikation.

Erstelle eine Event-Website. eine Event Homepage ist wichtig, um die Veranstaltung zu vermarkten und die Teilnehmer zu überzeugen, sie zu besuchen. Webseiten für events können

5.1 Speaker, Moderator:innen und Rahmenprogramm

Die Auswahl der Redner beeinflusst die Attraktivität deines Events erheblich. Prüfe:

• Expertise und Reputation im Thema
• Bühnenpräsenz und Erfahrungen als Speaker
• Verfügbarkeit am Wunschtermin
• Honorarvorstellungen und Reisekosten

Beispielhafter Programmaufbau:

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5.2 Einladungsliste, Registrierung und Ticketverkauf

Erstelle zuerst eine klare Gästeliste: interne Teilnehmer, externe Gäste, VIPs, Medienvertreter. Je nach Veranstaltungsart variiert die Zusammensetzung.

Für öffentliche Events empfohlen:

• Event-Website oder Landingpage mit allen Informationen (Datum, Ort, Programm, Anreise)
• Einfaches Registrierungssystem (Online-Formular, Event Plattform, Ticketing-Lösung)
• Klare Anmeldefristen (Early-Bird bis Datum X, regulär bis Datum Y)
• Automatisierte Bestätigungs-E-Mails mit Kalenderdatei und Anfahrtsbeschreibung

Versende Einladungen per E-Mails mit persönlicher Ansprache für wichtige Gäste. Für die breite Masse funktionieren standardisierte, aber gut gestaltete Newsletter.

5.3 Marketingmix und Sichtbarkeit

Der Marketingmix wird an Zielgruppe und Budget angepasst. Nicht jeder Kanal ist für jede Veranstaltung sinnvoll.

Effektive Kanäle nach Veranstaltungsart:

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6. Rechtliches, Sicherheit und Datenschutz

Rechtliche Vorgaben und Sicherheitsaspekte musst du früh prüfen, um Probleme am Eventtag zu vermeiden. Die Definition der Anforderungen in diesem Bereich schützt dich vor unangenehmen Überraschungen.

Je nach Veranstaltungsart benötigte Genehmigungen:

• Sondernutzung öffentlicher Flächen
• Ausschankgenehmigungen für Alkohol
• Lärmschutzauflagen bei Abendveranstaltungen
• Brandschutzfreigaben bei Großveranstaltungen
• Anmeldung bei Ordnungsamt

Versicherungen prüfen und abschließen:

• Veranstalterhaftpflicht (obligatorisch)
• Ausfallversicherung (bei hohen Investitionen sinnvoll)
• Unfallversicherung für Helfer

Stimme Sicherheitskonzept und Notfallpläne (Evakuierung, medizinische Versorgung, Brandschutz) mit Location und ggf. Sicherheitsdienst ab. Der Datenschutz muss insbesondere bei Foto- und Videoaufnahmen sowie Online-Registrierung nach DSGVO geregelt sein.

6.1 Hygienekonzept und Besucherkomfort

Je nach Saison und Gesundheitslage können freiwillige Hygienemaßnahmen sinnvoll sein und werden von Gästen positiv wahrgenommen.

Konkrete Maßnahmen für mehr Komfort:

• Desinfektionsspender an Eingängen und Buffets
• Ausreichend Abstand in der Bestuhlung
• Gute Belüftung der Räume
• Klare Wegeführung zur Vermeidung von Gedränge
• Ausreichend Sanitäranlagen

Kommuniziere relevante Regeln vorab per Mail und vor Ort per Beschilderung. Plane Pausenlängen so, dass keine Gedränge-Situation an Buffet oder Garderobe entstehen.

6.2 Bildrechte, Musiklizenzen und Nutzungsrechte

Informiere Teilnehmer bei Anmeldung oder vor Ort über Foto- und Videoaufnahmen. Hole Einverständniserklärungen (Opt-in) ein und nutze optische Kennzeichnungen (z.B. farbige Lanyards), falls jemand nicht fotografiert werden möchte.

Für Musik (Live-Acts, Hintergrundmusik, Playlists) sind Lizenzen zu prüfen und anzumelden:

• In Deutschland: GEMA Gebühren
• In Österreich: AKM Gebühren

Vereinbare Nutzungsrechte für Präsentationen und aufgezeichnete Vorträge vorab mit Referent:innen. Kläre, ob Produkte oder Materialien gezeigt werden dürfen.

7. Der Veranstaltungstag: Ablauf und Live-Management

Am Eventtag sind Vorbereitung, Koordination und schnelle Entscheidungen entscheidend. Die Durchführung ist der Moment, in dem sich alle Planungsarbeit auszahlt – oder Lücken offenbart.

Kernprinzipien für den Eventtag:

• Kernteam mehrere Stunden vor Einlass vor Ort (mindestens 3 Stunden)
• Eine zentrale Ansprechperson (Eventleitung) hält alle Fäden zusammen
• Ablaufplan mit minutengenauem Zeitraster und Zuständigkeiten
• Regelmäßige kurze Abstimmungen vor Programmblocken

Verteile den Ablaufplan an alle Beteiligten – Technik, Catering, Security, Moderation. Jeder muss wissen, was wann passiert und wer verantwortlich ist.

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7.1 Check-in, Beschilderung und Gästeservice

Der Check in ist der erste Eindruck, den Gäste von deinem Event bekommen. Organisiere den Einlass professionell:

• Check-in-Desk mit ausreichend Personal
• Vorbereitung der Namensschilder (alphabetisch sortiert)
• Garderobe mit Nummernsystem
• Infopoint für Fragen

Hänge gut sichtbare Beschilderung für Räume, Toiletten, Notausgänge, Raucherbereiche und Catering auf. Geschultes Personal (Hostessen, Volunteers) spricht Gäste proaktiv an und unterstützt bei Fragen.

Reduziere Warteschlangen durch zusätzliche Stationen oder gestaffelte Ankunftszeiten (z.B. unterschiedliche Einlass-Zeitfenster auf Tickets).

7.2 Technik-Check, Briefings und Plan B

Vor Einlass werden alle technischen Komponenten getestet: Mikrofone, Präsentationen, Videoeinspielungen, Streaming. Nichts ist peinlicher als technische Pannen vor Publikum.

Checkliste Technik-Check:

• [ ] Alle Mikrofone funktionieren und sind geladen
• [ ] Präsentationen laufen auf dem Vortrags-Laptop
• [ ] Videoeinspielungen spielen korrekt ab
• [ ] Streaming-Verbindung steht (bei Hybrid-Events)
• [ ] Backup-Equipment ist griffbereit

Führe ein kurzes Briefing mit Moderator:in, Speaker:innen und Technikteam vor Programmbeginn durch. Bereite einen Plan B für typische Risiken vor: Ersatzmikrofon, Backup-Laptop, alternative Raumaufteilung.

Bei Hybrid-Events muss auch die Online-Teilnahme überwacht werden: Chat, Q&A-Funktion, technischer Support für Remote-Teilnehmende.

7.3 Stimmung, Social Media und spontane Anpassungen

Die Eventleitung beobachtet laufend die Situation: Auslastung der Räume, Zufriedenheit beim Catering, Beteiligung an Sessions. Ein guter Veranstalter spürt, wenn etwas nicht stimmt.

Typische Anpassungen während des Events:

• Längere Pause bei erhöhter Müdigkeit der Teilnehmenden
• Raumwechsel bei Überfüllung oder technischen Problemen
• Spontane Programmänderungen bei Speaker-Ausfall
• Nachbestellung beim Catering bei unerwartet hohem Andrang

Bereite einen kleinen Social-Media-Plan für den Tag vor: Live-Posts, Fotos von Programmpunkten, Zitate von Speakern. Ein emotionaler Abschlussmoment (Dankesworte, Ausblick auf nächstes Event) setzt einen würdigen Schlusspunkt.

8. Nachbereitung, Erfolgsmessung und Learnings

Die Arbeit nach dem Event endet nicht mit dem Abbau. Auswertung und Follow-up sind entscheidend für den langfristigen Erfolg und das organisationale Lernen.

Sofort nach dem Event (innerhalb von 48 Stunden):

• Dankesmail an Teilnehmer versenden
• Link zu Fotos, Slides oder Aufzeichnungen teilen
• Feedback-Umfrage verschicken

Kennzahlen dokumentieren:

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8.1 Dokumentation und Wiederverwendung von Content

Lege alle relevanten Unterlagen zentral ab: Verträge, Rechnungen, Ablaufpläne, Präsentationen, Auswertungen. Eine saubere Dokumentation erleichtert die Planung des nächsten Events erheblich.

Content-Nachnutzung maximieren:

• Fotos für Website-Galerie aufbereiten
• Videos für Social Media schneiden
• Highlights für Sales-Präsentationen verwenden
• Zitate von Speakern als LinkedIn-Posts nutzen
• Aufzeichnungen als Webinar-on-Demand anbieten

Erfolgreiche Programmpunkte oder Formate können für Folgeveranstaltungen übernommen werden. Erstelle einen kompakten Event-Report, der Fakten, Kennzahlen und Learnings zusammenfasst – dieser Teil der Dokumentation bildet die Basis für kontinuierliche Verbesserung.