Weihnachtsfeier Checkliste 2026: Kostenlos als PDF Download

Zielsetzung und Budgetierung

Eine erfolgreiche Weihnachtsfeier beginnt mit einer klaren Zielsetzung und einer durchdachten Budgetplanung. Nur so kannst du sicherstellen, dass die Veranstaltung die gewünschten Ergebnisse erzielt und im finanziellen Rahmen bleibt.

Ziele der Weihnachtsfeier festlegen

• Definiere den Zweck der Feier kurz und konkret.
• Formuliere drei messbare Ziele (z.B. Teamzusammenhalt stärken, Dank aussprechen, Jahresrückblick).
• Bestimme die Zielgruppe der Weihnachtsfeier (z.B. alle Mitarbeitenden, bestimmte Abteilungen, externe Gäste).
• Setze Erfolgskriterien für Feedback und Teilnahme.

Verantwortlichkeiten klären

• Lege eine verantwortliche Person verbindlich fest.
• Weise Aufgaben an konkrete Personen zu.

Warum ist eine klare Budgetplanung wichtig?

Ein gut geplantes Budget ist der Schlüssel für eine gelungene Weihnachtsfeier, die weder dein Team noch die Finanzen überfordert. Eine klare Budgetplanung ist essenziell, um alle Kosten im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass das Event den finanziellen Rahmen nicht sprengt. Lege ein Gesamtbudget fest und teile es dann auf die verschiedenen Bereiche auf, wie Location, Essen, Getränke, Dekoration und Unterhaltung. Ein Pro-Kopf-Budget kann dir helfen, dein Gesamtbudget durch die Anzahl der Gäste zu teilen, um zu wissen, wie viel du pro Person ausgeben kannst. Vergiss nicht, einen Puffer einzuplanen, um unerwartete Kosten abzudecken.

Begriffe erklärt: Gesamtbudget, Pro-Kopf-Budget, Puffer

• Gesamtbudget: Der Gesamtbetrag, der für die gesamte Weihnachtsfeier zur Verfügung steht. Teile das Gesamtbudget auf verschiedene Bereiche wie Location, Essen, Getränke, Dekoration und Unterhaltung auf.
• Pro-Kopf-Budget: Das Budget pro Person, das sich ergibt, wenn du das Gesamtbudget durch die Anzahl der Gäste teilst. So weißt du, wie viel du pro Teilnehmer ausgeben kannst.
• Puffer: Ein zusätzlicher Betrag (z.B. 10 % des Gesamtbudgets), der für unerwartete Ausgaben eingeplant wird.

Budgetierung Schritt für Schritt

1. Bestimme das Gesamtbudget verbindlich.
2. Reserviere 10 Prozent als Notfallpuffer.
3. Priorisiere Ausgaben nach Wichtigkeit (z.B. Location, Catering, Unterhaltung).
4. Erstelle eine detaillierte Liste aller geplanten Ausgaben, um den Überblick zu behalten.

Pro-Kopf-Budget berechnen

Um das Budget für die Weihnachtsfeier optimal zu planen, berechne zunächst den Pro-Kopf-Anteil, indem du das Gesamtbudget durch die Anzahl der Teilnehmer teilst. Ein Maximalbetrag von 110 Euro pro Person ist dabei besonders relevant, da dieser Betrag für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr steuerlich freigestellt ist.

Beispiel für die Kostenplanung:

• Wähle ein 3-Gänge-Menü und kalkuliere die Kosten pro Person.
• Vergleiche verschiedene Angebote und achte darauf, dass die Pro-Kopf-Kosten – inklusive Menü, Getränke und ggf. weiterer Leistungen – den steuerlich begünstigten Maximalbetrag von 110 Euro pro Person nicht überschreiten.

Übergang: Mit einer klaren Zielsetzung und einem durchdachten Budget kannst du nun die Gästeliste und die Einladungen planen.

Gästeliste und Einladungen

Eine sorgfältig erstellte Gästeliste und professionell gestaltete Einladungen sind die Basis für eine gelungene Weihnachtsfeier.

Gästeliste erstellen

• Erstelle eine finale Gästeliste, die alle relevanten Gruppen und die gesamte Belegschaft umfasst.
• Berücksichtige, dass alle Mitarbeitenden eingeladen werden müssen, um den steuerlichen Freibetrag zu nutzen.

Ernährungsbedürfnisse abfragen

• Sammle Ernährungsbedürfnisse pro Person, um auf individuelle Wünsche der Mitarbeitenden und Gruppen einzugehen.

Einladungen gestalten

• Gestalte die Einladungen ansprechend und informativ.
• Füge alle relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Dresscode hinzu.

Versand der Einladungen

• Verschicke die Einladungen idealerweise per E-Mail 4 bis 6 Wochen vor der Feier.
• Ergänze eine Rückmeldung (RSVP), damit du die Teilnehmerzahl besser planen kannst.
• Die Teilnahme an der Weihnachtsfeier außerhalb der Arbeitszeit ist freiwillig.

Rückmeldungen verfolgen

• Verfolge und dokumentiere RSVPs regelmäßig, damit du die finale Teilnehmerzahl rechtzeitig an Location und Caterer melden kannst.

Übergang: Sind alle Gäste eingeladen, geht es an die Planung des Menüs und der Getränke.

Menü und Getränke

Das kulinarische Angebot trägt maßgeblich zur Stimmung und Zufriedenheit der Gäste bei.

Catering auswählen

• Entscheide, ob Buffet oder Menü serviert werden soll.
• Achte darauf, dass das Weihnachtsessen abwechslungsreich und vielfältig gestaltet wird.

Spezielle Ernährungsoptionen

• Biete vegetarische, vegane und glutenfreie Optionen an, um spezielle Ernährungsbedürfnisse zu berücksichtigen.

Probemenü und Getränke

• Vereinbare ein Probemenü mit dem Caterer.
• Lege Getränkepauschalen oder Verbrauchsgrenzen fest.
• Glühwein als festliches Getränk sollte auf keiner Weihnachtsfeier fehlen.

Übergang: Nach der Menüplanung geht es an die Auswahl der passenden Location und die Gestaltung der Atmosphäre.

Location und Raumgestaltung

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist entscheidend für die Atmosphäre und den Erfolg deiner Weihnachtsfeier.

Location auswählen

• Wähle einen Raum, der zur Anzahl der Gäste passt und eine angenehme Atmosphäre schafft.
• Beliebte Optionen sind festliche Eventhallen, gemütliche Restaurants oder außergewöhnliche Orte mit besonderem Blick (z.B. in Dresden).
• Achte darauf, dass die Location zur Firma und zum geplanten Event passt.

Besonderheiten der Location

• Berücksichtige ein stimmiges Motto und eine ansprechende Dekoration.
• Prüfe die Erreichbarkeit der Location, idealerweise auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sowie Parkmöglichkeiten für die Gäste.
• Buche Besichtigungstermine für die Top 3 Orte und bestätige Kapazität sowie Bestuhlungsoptionen.

Outdoor-Events

• Ziehe Outdoor-Events als abwechslungsreiche Alternative in Betracht.
• Plane Teambuilding-Aktivitäten in der freien Natur, unabhängig vom Wetter.

Frühzeitige Buchung

• Buche die Location frühzeitig, da beliebte Orte schnell ausgebucht sind.

Übergang: Steht die Location fest, kannst du dich um die festliche Dekoration und die technische Ausstattung kümmern.

Festliche Stimmung und Dekoration

Die richtige Dekoration sorgt für eine stimmungsvolle Atmosphäre und bleibt den Gästen in Erinnerung.

Farb- und Lichtkonzept

• Wähle das richtige Farb- und Lichtkonzept für eine festliche Atmosphäre.

Dekorationselemente

• Bestelle Dekoration rechtzeitig: Kerzen, Tannenzweige, Weihnachtskugeln und ein festlicher Weihnachtsbaum sorgen für das perfekte Erlebnis.
• Ein klares Dekorationskonzept hilft, alle Elemente wie Lichterketten, große Dekoelemente und Tischdeko stimmig zu kombinieren.

Aufbau und Sitzordnung

• Plane Tischarrangements und Sitzbereiche.
• Koordiniere die Aufbauzeit mit der Location.

Übergang: Ist die Dekoration geplant, kannst du das Programm und die Unterhaltung für die Feier festlegen.

Programm und Unterhaltung

Ein abwechslungsreiches Programm sorgt für gute Stimmung und bleibt in Erinnerung.

Ablaufplan erstellen

• Erstelle einen groben Ablaufplan mit Zeitfenstern.
• Plane kurze Programmpausen ein.

Musik und Moderation

• Buche einen Musikact oder DJ je nach Budget.
• Organisiere eine Moderation für die Programmpunkte.

Teamevent: Weihnachtsmarkt Rallye

• Entwerfe eine Rallye-Route mit Checkpoints.
• Bereite Aufgaben für Teams vor.
• Setze klare Regeln und Zeitlimits.
• Besorge Preise für Gewinnerteams.

Übergang: Damit das Programm reibungslos abläuft, ist die technische Ausstattung entscheidend.

Technik, Bühne und AV

Die richtige Technik ist die Grundlage für ein gelungenes Event.

Technikbedarf klären

• Bestätige AV-Anforderungen mit dem Technikteam.
• Teste Mikrofone und Lautsprecher vor Beginn.
• Weise Technikverantwortliche für die Feier zu.

Übergang: Neben der Technik ist auch die Sicherheit und der Transport der Gäste ein wichtiger Aspekt.

Sicherheit, Alkohol und Transport

Sicherheit und ein verantwortungsvoller Umgang mit Alkohol sind für eine gelungene Feier unerlässlich.

Alkoholrichtlinien und Transport

• Definiere Alkoholrichtlinien schriftlich.
• Buche Rücktransporte für Gäste ohne Auto.

Notfallmanagement

• Notiere Notfallkontakte und einen Erste-Hilfe-Plan.

Übergang: Sind alle Sicherheitsaspekte geklärt, kannst du den Ablaufplan für den Tag der Feier erstellen.

Ablaufplan vor Ort

Ein detaillierter Ablaufplan sorgt für einen reibungslosen Veranstaltungsverlauf.

Ablauf und Aufgabenverteilung

• Erstelle einen minutengenauen Ablaufplan.
• Verteile Tagesaufgaben an Teammitglieder.
• Führe einen finalen Walkthrough am Veranstaltungsort durch.

Übergang: Vor dem Start der Feier ist ein Probelauf und die Kontrolle aller Details wichtig.

Aufbau, Kontrolle und Probelauf

Ein letzter Check vor der Feier gibt Sicherheit.

Aufbau koordinieren

• Koordiniere die Lieferzeiten aller Dienstleister.
• Kontrolliere Dekoration und Bestuhlung.
• Mache einen vollständigen Probelauf der Technik.

Übergang: Nach der Feier ist die Nachbereitung und das Sammeln von Feedback entscheidend.

Nachbereitung und Feedback

Die Evaluation hilft, die nächste Weihnachtsfeier noch besser zu machen.

Dank und Feedback

• Verschicke Dankesnachrichten an Gäste und Partner.
• Sammle strukturiertes Feedback ein.

Abrechnung und Dokumentation

• Prüfe Rechnungen und schließe Zahlungen ab.
• Dokumentiere Learnings für die nächste Weihnachtsfeier.

Übergang: Nach der Nachbereitung findest du im FAQ-Bereich Antworten auf die häufigsten Fragen zur Weihnachtsfeier Checkliste.

FAQ

Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Planung einer Weihnachtsfeier mit Checkliste.

Mit dieser Weihnachtsfeier Checkliste bist du bestens vorbereitet, um ein unvergessliches Fest zu organisieren – egal ob im Unternehmen, Verein oder Freundeskreis!

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